Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, HepÖğren web ve mobil eğitim pazaryeri platformunu kullanan öğrenciler, veliler/yasal temsilciler, eğitmen adayları ve eğitmenlerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlarda bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusu ve Kapsam
Veri Sorumlusu: HepÖğren platformunun işletmecisi olan Cihat Uluışık (“HepÖğren” veya “Platform”).
MERSİS / VKN: 8890440055
Merkez Adresi: Cumhuriyet Mah. 507 Sk. Koçak Apartmanı No: 8 İç Kapı No: 14 Vezirköprü/Samsun
KVKK Başvuru E-postası: iletisim@hepogren.com
Bu Aydınlatma Metni, HepÖğren web sitesi ve mobil uygulamaları üzerinden yürütülen süreçleri kapsar. Eğitim hizmetinin bağımsız eğitmen tarafından sunulduğu durumlarda eğitmen, kendi sunum ve içerik süreçleri bakımından veri sorumlusu sıfatına haiz olabilir; HepÖğren platformunun veri sorumlusu sıfatından doğan sorumlulukları saklıdır.
2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri ve Toplama Yöntemleri
Aşağıda belirtilen kişisel verileriniz; kayıt formları, ders ve ödeme işlemleri, belge yüklemeleri, canlı ders altyapısı, destek talepleri, güvenlik logları ve yetkili ödeme/altyapı tedarikçileri aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle, doğrudan sizlerin beyanı veya elektronik ortam kayıtları vasıtasıyla toplanmaktadır:
Hesap ve İletişim Verileri: Ad, soyad, kullanıcı rolü, yaş/doğum tarihi doğrulama bilgisi, e-posta adresi, telefon numarası, hesap kimliği (ID), veli/çocuk ilişki ve onay kayıtları.
Eğitmen Verileri: Uzmanlık alanı, eğitim ve sertifika bilgileri, kimlik doğrulama bilgileri, T.C. Kimlik Numarası / Vergi Kimlik Numarası, vergi statüsü, banka ve IBAN bilgileri, ilan, takvim, ders ve hakediş kayıtları.
Öğrenci ve Süreç Verileri: Ders talepleri, rezervasyonlar, katılım durumları, öğrenme hedefleri, çalışma dosyaları, test/quiz yanıtları ve gelişim/ilerleme verileri.
Ödeme ve Finans Verileri: İşlem geçmişi, tutar, iade/ters ibraz kayıtları ve ödeme kuruluşu tarafından iletilen sınırlı kart göstergeleri (Maskeli kart bilgileri). Tam kredi kartı numaraları ve CVV kodları kesinlikle platform tarafından saklanmaz.
Teknik ve Güvenlik Verileri: IP adresi, oturum ve güvenlik logları, cihaz ve uygulama sürüm bilgileri, hata kayıtları, çerez/SDK tercihleri ve destek yazışmaları.
Üçüncü Taraf İle Giriş Kayıtları: Google veya Apple ile giriş yapılması halinde, ilgili sağlayıcıdan ad, e-posta / relay e-posta adresi ve benzersiz hesap kimliği temin edilir. İlgili sağlayıcılardaki parolalara, e-posta içeriklerine, bulut dosyalarına, kişilere veya fotoğraflara erişim sağlanmaz.
Sağlık verileri, biyometrik veriler, yüz şablonları veya canlı ders ses/video kayıtları rutin bir veri işleme faaliyetine tabi tutulmamaktadır. Bu tür verilerin işlenmesinin gerekmesi halinde önceden gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak ayrıca bilgilendirme ve açık rıza süreçleri yürütülür.
3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
a) Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK m. 5/2-c)
Kullanıcı hesaplarının oluşturulması ve yönetimi,
Eğitmen ilanlarının yayımlanması ve öğrenci-eğitmen eşleştirmesinin sağlanması,
Ders randevularının oluşturulması, canlı ders bağlantılarının temini,
Platform içi çalışma alanlarının (Study Studio) ve yapay zekâ (AI) destekli öğretim özelliklerinin sunulması,
Hizmet ve hesap bilgilendirmelerinin yapılması, müşteri destek süreçlerinin yürütülmesi.
b) Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç)
Fatura ve mali belgelerin düzenlenmesi, vergi ve stopaj yükümlülüklerinin takibi,
Elektronik ticaret ve mevzuattan kaynaklanan kayıtların saklanması,
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercilerinin taleplerinin karşılanması.
c) Bir Hakkın Tesis Edilmesi, Kullanılması veya Korunması (KVKK m. 5/2-e)
Ödeme uyuşmazlıkları, iade ve şikâyet süreçlerinin yönetimi,
Hukuki talep ve uyuşmazlıklarda savunma hakkının kullanılması.
d) Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (KVKK m. 5/2-f)
Platformun erişim ve siber güvenliğinin sağlanması, dolandırıcılık faaliyetlerinin önlenmesi,
Hizmet performansının ölçülmesi, sistem optimizasyonu ve hata analizlerinin yapılması.
Zorunlu olmayan pazarlama, profilleme veya açık rıza gerektiren diğer faaliyetler için kullanıcılarımızdan ayrıca ve özgür iradelerine dayalı onay alınmaktadır.
4. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak yalnızca yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
İlgili Taraflar: Dersin sunulması ve iletişimin yürütülmesi amacıyla gerekli sınırlı veriler seçilen eğitmen, öğrenci veya veli ile,
Finans ve Ödeme Kuruluşları: Ödeme ve iade işlemlerinin gerçekleşmesi amacıyla lisanslı ödeme kuruluşları (ör. iyzico) ile,
Hizmet Sağlayıcılar ve Tedarikçiler: Barındırma (hosting), bulut depolama, canlı video altyapısı, e-posta/SMS gönderim, müşteri desteği ve güvenlik altyapı tedarikçileri ile,
Danışmanlar ve Yetkili Kurumlar: Muhasebe ve hukuk danışmanları ile yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve idari/adli makamlar ile.
Yurt Dışına Aktarım: Kişisel verilerin yurt dışında bulunan bulut, video, yapay zekâ veya analiz tedarikçilerine aktarılması durumunda; KVKK’nın 9. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilen yeterlilik kararları, uygun güvence mekanizmaları (standart sözleşmeler) veya kanunda öngörülen istisnai haller doğrultusunda hareket edilir.
5. Çocukların Kişisel Verileri, İçerikler ve Ders Kayıtları
18 Yaş Altı Kullanıcılar: 18 yaş altındaki öğrencilere ait hesap ve ödeme süreçleri, veli/yasal temsilci onayı ve yetkilendirmesi doğrultusunda yürütülür. Çocuk verileri yalnızca hizmetin sunumu için zorunlu olan sınırlı amaçlarla işlenir.
Ders Kayıtları ve Analitikler: Canlı derslerin kaydı, otomatik transkript çıkarılması, yüz tanıma veya üçüncü taraf analitik araçları varsayılan olarak kapalıdır. Bu tür özelliklerin devreye alınması durumunda önceden açık bilgilendirme yapılır ve gerekli hukuki dayanaklar sağlanır.
Veri Gizliliği: Eğitmenlerin, öğrencilere ait kişisel verileri platform dışı tanıtım, pazarlama veya kişisel iletişim amacıyla kullanması kesinlikle yasaktır.
6. Saklama ve İmha Süreleri
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen zorunlu saklama süreleri boyunca veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. Kullanıcı hesabının kapatılması, yasal olarak saklanması zorunlu olan mali ve hukuki kayıtların derhal silinmesi sonucunu doğurmaz.
İşleme amacının ortadan kalkması veya yasal saklama sürelerinin dolması halinde kişisel verileriniz, HepÖğren Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. İlgili Kişi Olarak Haklarınız (KVKK m. 11)
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK m. 7 çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme veya yok edilme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
8. Başvuru Yöntemi ve İletişim
Yukarıda sıralanan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak;
E-posta Yoluyla: Kimliğinizi doğrulayıcı belgeler ile birlikte iletisim@hepogren.com adresine,
Yazılı Olarak: Cumhuriyet Mah. 507 Sk. Koçak Apartmanı No: 8 İç Kapı No: 14 Vezirköprü/Samsun adresine ıslak imzalı dilekçe ile
iletbilirsiniz. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
9. Ayrı İzinler ve Güncellemeler
Ticari İletiler ve Çerezler: Ticari elektronik ileti onayları ve zorunlu olmayan çerez tercihleri, işbu Aydınlatma Metni’nden ve üyelik/hizmet sözleşmesinden bağımsız olarak ayrı rıza mekanizmaları ile alınır. İsteğe bağlı izinlerin verilmemesi platform hizmetlerinden yararlanılmasına engel teşkil etmez.
Güncellemeler: Bu Aydınlatma Metni, mevzuat değişiklikleri ve platform süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Güncel metin platform üzerinden yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
10.Canlı ders kayıtları, fikri mülkiyet ve ders materyalleri
Canlı dersler sırasında paylaşılan tüm ders dokümanları, sunumlar, sorular, testler ve Platform üzerindeki görseller HepÖğren veya ilgili Eğitmen’in fikri mülkiyetindedir. Öğrenci veya Eğitmen, Platform üzerinden yapılan canlı derslerin ses ve/veya video kaydını alamaz, bu kayıtları veya ders materyallerini üçüncü kişilerle, sosyal medyada veya internet ortamında paylaşamaz, satamaz ve çoğaltamaz. Aksi durum Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (FSEK) ihlali sayılır ve ihlal eden taraf doğacak tüm zararları karşılamakla yükümlüdür.